In deze veelzijdige functie ben je de rechterhand van de directie en het managementteam. Je brengt structuur, bewaakt prioriteiten en zorgt voor rust en overzicht. Je beheert agenda’s, notuleert bij MT- en directievergaderingen en ziet toe op een zorgvuldige opvolging van besluiten en actiepunten. 

Samen met een collega die eveneens office taken verzorgt, ben je verantwoordelijk voor het professioneel en efficiënt functioneren van het kantoor. Je bent het gezicht van de organisatie en zorgt voor een representatieve, georganiseerde en gastvrije werkomgeving. Je stuurt de schoonmaak aan, bewaakt orde en netheid en spreekt collega’s aan op naleving van het huishoudelijk reglement. 

Met jouw proactieve houding, organisatorisch talent en natuurlijke autoriteit zorg je ervoor dat zowel het management als het kantoor optimaal functioneren. 

Taken en verantwoordelijkheden:  

Managementondersteuning 

• Ondersteunen van directie en MT 

• Agendabeheer en plannen van vergaderingen 

• Notuleren en bewaken van actiepunten 

• Voorbereiden van vergaderstukken 

• Ondersteunen bij projecten en interne evenementen en bewaken van deadlines 

Office Management  

• Beheren van dagelijkse kantooractiviteiten 

• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie 

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties 

• Coördineren van facilitaire zaken (catering, onderhoud, schoonmaak, beveiliging) 

• Aansturen van schoonmaak en toezien op netheid en representativiteit 

• Beheren van kantoorvoorraad en leverancierscontacten 

• Meedenken over en verbeteren van interne processen 

• Organiseren van evenementen en bijeenkomsten (personeelsdag, kerstfeest, etc.)